Hogyan segíti a HR folyamatok automatizálása egy vállalkozás fejlődését?

A HR folyamatok fontos részét jelentik egy vállalkozás működésének. Megmutatjuk, hogyan járulhat hozzá az automatizálásuk a produktivitás növekedéséhez és a munkával járó költségek csökkentéséhez.

A munkafolyamatok automatizálása az elmúlt hónapokban szinte egyetlen iparágat sem került el. A HR például egy olyan terület, melyen egyre gyakrabban találkozunk az új technológiákkal. Sok cég azonban továbbra sem feltétlenül látja tisztán azt, hogy miért is lenne érdemes megbolygatni azt, ami évek, akár évtizedek óta jól működik, és miért kellene a HR munkafolyamatok egy részét algoritmusokra bízni.

Éppen ezért most megmutatjuk azt, hogy hogyan járulhat hozzá az automatizmus a mindennapi munkafolyamatok egyszerűsítéséhez, a produktivitás növeléséhez és a munkával járó költségek hatékony csökkentéséhez is. 

Mit jelent és milyen előnyökkel jár a HR automatizáció?

A HR automatizáció az emberi erőforrással kapcsolatos monoton, ismétlődő, eredetileg manuális formában végzett feladatok automatizációját jelenti. Ez egy vállalat életében rengeteg előnnyel járhat, míg ugyanis manuális munkafolyamatok sok időt vehetnek igénybe, ráadásul az emberitényező sok esetben növeli a hibalehetőségek számát, addig az automatizált rendszerek gyorsabbak és pontosabbak is egyben. 

Alkalmazásukkal a HR csapat felszabadul a monoton feladatok elvégzése alól, és több időt szentelhet az olyan, stratégiai szempontból fontos munkafolyamatokra, mint például a tehetséges munkaerő megtartására és folyamatos fejlesztésére. Ezen kívül a HR-es feladatok automatizálása nagy segítséget jelent a kiadások csökkentésében is, hiszen a manuális adminisztrációhoz szükséges munkaerő és papírmunka költségei jelentős anyagi forrásokat emészthetnek fel. 

Az automatizált rendszerek a kevesebb emberi beavatkozást igénylő munkafolyamatok segítségével minimalizálják ezeket a kiadásokat, ezenkívül a pontosabb adatok révén hibás tranzakciók vagy jogi problémák kockázatait is csökkentik. Ez pedig azt jelenti, hogy többé az előre nem tervezett kiadások, a hibák korrigálására és birságokra szánt összegek miatt sem kell aggódnunk.

Milyen területeken lehet hasznos a HR automatizmus?

Az alábbiakban bemutatjuk azokat a területeket, melyeken a legújabb technológiák segítségével kisebb részfeladatokat vagy akár teljes munkafolyamatokat is hatékonyan automatizálhatunk.

• Toborzás és kiválasztási folyamat: Az egyik legfontosabb HR feladat egy cég életében a megfelelő kvalitással rendelkező munkavállalók kiválasztása és alkalmazása. A toborzással kapcsolatos feladatok automatizálása azonban nagyban felgyorsítja és egyszerűsítheti ezt a folyamatot. Az automatizmus segítségével a vállalatok már az online álláshirdetéseket is automatikusan kezelhetik, emberi beavatkozás nélkül jeleníthetik meg őket a különböző álláskereső platformokon, és az jelentkezéseket is automatikusan kezelhetik annak érdekében, hogy megtalálják a legjobb jelölteket. Emellett az automatizált interjúk és értékelő rendszerek is segítik a munkát, mindezt minimális emberi beavatkozás mellett.
• Képzés és fejlesztés: Az automatizált HR rendszerek lehetővé teszik a munkavállalók képzésének és fejlesztésének egyszerűsítését és hatékonyabbá tételét. Az online oktatási platformok és segítségével a dolgozók bármikor és bárhol hozzáférhetnek a szükséges tanfolyamokhoz és tudásanyaghoz. Az előrehaladásuk követhető, a vezetőség pedig könnyen láthatja azt is, hogy mely területeken van szükség további fejlesztésre.
• Munkaidő nyilvántartása és teljesítményértékelés: Az automatizált rendszerek segítenek az alkalmazottak munkaidejének pontos rögzítésében, nyilvántartásában és a munkabér automatikus kiszámításában. Ez megkönnyíti az adminisztrációt és csökkenti a bérszámfejtéssel járó hibák lehetőségét is. Emellett a teljesítményértékelési folyamatok is egyszerűbbé tehetők. Az alkalmazottak teljesítményét online követhetjük, az eredmények rögzítése és maga az értékelés pedig egyszerűen és hatékonyan, digitális formában történhet.
• Alkalmazottak önállóságának fejlesztése: Az automatizált HR folyamatok lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy több önállóságot élvezzenek és olyan, komplex feladatokra koncentráljanak, amelyek mindenképp emberi beavatkozást igényelnek. Ez nagyban hozzájárul ahhoz, hogy a dolgozók motiváltak és elkötelezettebbek legyenek, ezáltal pedig a termelékenység terén is jobb eredményeket mutassanak. Ráadásul a cégnek nem lesz szüksége arra, hogy az egyszerű, monoton adminisztrációs feladatok elvégzésére új munkaerőt alkalmazzon, hiszen az ilyen jellegű munkával az automatizmus is könnyedén megbirkózik.
• Adatok kezelése és elemzése: Az automatizált HR rendszerek rengeteg adat begyűjtésére és kezelésére alkalmasak. És – mint ahogy azt már korábban is említettük – az üzleti életben ezek az adatok az aranynál is többet érnek. Segíthetnek azonosítani a munkaerőgazdálkodási tendenciákat, a tehetségmenedzsmentben rejlő lehetőségeket és a teljesítménnyel kapcsolatos problémákat. Az adatok elemzése alapján a vállalat jól megtervezett döntéseket hozhat a humán erőforrások területén, és hatékonyabban fejlesztheti a toborzással és a munkavállalással kapcsolatos folyamatait.
• Jogszabályoknak való megfelelés: Az automatizált HR rendszerek hozzájárulhatnak az adabiztonság növeléséhez és ahhoz, hogy a cég a jogszabályoknak való megfelelés terén is naprakész legyen. Az adatok digitális formában történő tárolása és kezelése egyszerűbb és biztonságosabb, mint a papír alapú dokumentációé, arról nem is beszélve, hogy a munka során bekövetkező hibák száma is minimalizálható. Az automatizált rendszerek lehetőséget nyújtanak a jogszabályi követelmények automatikus ellenőrzésére és követésére, ami segíthet elkerülni a jogi problémákat és az ezekkel járó, magas büntetéseket.

Az automatizációval járó kihívások

A HR folyamatok automatizálása számos előnnyel járhat, érdemes azonban tudni, hogy azok a cégek, akik felkészületlenül vágnak neki a feladatnak, több kihívással is szembesülhetnek. Az legnagyobbat ezek közül egyértelműen a technológia bevezetése és a munkatársak oktatása jelenti. Az új rendszerek bevezetése sok időbe telhet, a változások pedig sokszor komoly ellenállását válthatnak ki az alkalmazottakból. Ez nem is csoda, hiszen évtizedek óta hallhatjuk már az „a robotok elveszik a munkánkat” frázist.

Elsősorban tehát fontos, hogy az új rendszerek bevezetését minden esetben részletes tervezésnek kell megelőznie. Nemcsak technológiai szempontból persze. Mutassuk meg a dolgozóknak azt, hogy a technológiai fejlesztések célja egyáltalán nem az, hogy a gépek elvegyék a munkájukat, hanem egyszerűbbé és hatékonyabban elvégezhetővé tegyék azt. Ezután pedig biztosítsuk számukra a megfelelő mennyiségű és minőségű tréninget, amelynek köszönhetően képesek lesznek helytállni a változó munkakörülmények között is.

Végül, de nem utolsósorban komoly kihívást jelenthet az adatbiztonság és a személyes adatok védelmének kérdése. Az automatizált rendszerek bevezetéséhez biztosítanunk kell a megfelelő adatvédelmi intézkedéseket és százszázalékosan meg kell győződnünk arról, hogy az alkalmazottak és az ügyfelek személyes adatai az új munkamódszerek bevezetésével sem kerülhetnek illetéktelen kezekbe.

Érdemes tehát automatizálásba fektetni?

Az HR folyamatok automatizálása egyértelműen hozzájárulhat egy vállalat fejlődéséhez és a hosszútávú sikerek eléréséhez. Az automatizált toborzási és kiválasztási folyamatok felgyorsítják az ideális munkaerő felvételét, míg az oktatással és teljesítményértékeléssel kapcsolatos rendszerek segíthetik az alkalmazottak beilleszkedését és folyamatos fejlődését. Az automatikusan begyűjtött és elemzett adatok lehetővé teszik azt, hogy hatékonyabb döntéseket hozzunk és biztosabb alapokra helyezzük a humánerőforrás-menedzsmentet. 

Mielőtt azonban nekivágnánk az új technológia bevezetésének, fontos figyelembe venni a kihívásokat is, és gondoskodni arról, hogy az esetleges akadályokat a lehető legkönnyeben vegyük. Azok a vállalatok ugyanis, amelyek képesek sikeresen a kihívások elébe állni, a produktivitás növekedését, az alacsonyabb kiadásokat és az alkalmazottak elégedettségének és lojalitásának növekedését is megtapasztalhatják.